今日、仕事中に部門間のやり取りについて感じたことを書きます。ある案件で、私の所属するA部門の同僚が、B部門の社員と少々揉めている場面に遭遇しました。
問題の発端は、C部門からB部門に指示が入り、その指示内容を実行するにはD部門の協力が不可欠だったことです。B部門はD部門を動かすにはA部門から正式に指示を出す必要があると判断し、その役割を私の同僚に依頼してきました。
確かに社内ルールでは、D部門への指示はA部門が出すことになっています。しかし、その内容を確認すると、今回の案件は通常の定常業務ではなく、イレギュラーなものでした。同僚は、「なぜ自分がこの対応をしなければならないのか」と不満を感じていた様子でした。一方で、B部門もこの業務がイレギュラーであることを認識していましたが、業務自体は負担が軽く、それほど大変ではないと考え、とりあえず定常業務に倣ってA部門に依頼してきたという状況でした。
同僚が懸念していたのは、一度イレギュラーな業務を受け入れてしまうと、それが前例として扱われ、結果的に業務が増えていく可能性です。このような懸念は非常に理解できます。さらに問題を複雑にしているのは、当事者同士の関係性です。普段からA部門とB部門の間にはあまり良好なコミュニケーションが取れていないようで、信頼関係の欠如が根本的な原因の一つと感じました。
この出来事を通して、いくつかの課題が浮き彫りになりました。
1.業務範囲の明確化
グレーゾーンを減らし、ルールや手順を明確化することが必要かと。これにより、どの部門が何を担当するのかが一目で分かるようになり、不必要な摩擦を防ぐことができますし。
2.コミュニケーションの改善
案件に関わる部門間で、日頃からのコミュニケーションを密にすることが求められるのではと。信頼関係が構築されていれば、今回のような問題もよりスムーズに解決できたのではないかと思います。
3.イレギュラー対応への柔軟性
イレギュラーな案件に対して、柔軟に対応できる仕組みやマインドを持つことも必要かと。もちろん、過剰な負担を防ぐためには適切な調整が必要ですが、部門全体で協力する意識が大切でしょうね。
今回の出来事は、日常の業務の中に隠れた課題が浮き彫りなったかと。これを改善のきっかけと捉え、チーム全体でより働きやすい環境作りができればと感じました。
